Wat staat er in een zakelijk adressenbestand?
De kern bestaat uit bedrijfsnaam en vestigingsgegevens. Afhankelijk van de opdracht kunnen website, algemeen telefoonnummer, algemeen zakelijk e-mailadres en branche-informatie worden toegevoegd.
Het bestand wordt zo ingericht dat het praktisch te filteren en te importeren is. Gegevens worden in afzonderlijke kolommen geplaatst. Daardoor kun je de selectie gebruiken in Excel, een CRM of een eigen analysebestand.
- Bedrijfsnaam en eventuele handelsnaam
- Bezoekadres, postcode en plaats
- Provincie of afgesproken regio-indeling
- Website en algemeen telefoonnummer
- Algemene zakelijke contactgegevens indien beschikbaar
Adressen selecteren op een concrete markt
Een breed bestand met alle ondernemingen in een postcodegebied is niet altijd de beste keuze. Voor veel opdrachten is een combinatie nodig van locatie, branche, bedrijfsomvang en activiteit.
Beschrijf daarom niet alleen waar de bedrijven moeten zitten, maar ook wat ze doen. Bij twijfel kunnen voorbeeldbedrijven helpen om de selectie scherper te maken. Harde uitsluitingen, zoals bestaande klanten of bepaalde rechtsvormen, geef je vooraf door.
Verschil tussen een adressenbestand en contactpersonenlijst
Een adressenbestand richt zich op de organisatie en vestiging. Een contactpersonenlijst gaat een stap verder en probeert per bedrijf een relevante zakelijke functie of persoon te vinden.
Kies een adressenbestand wanneer je vooral organisaties, locaties en algemene contactkanalen nodig hebt. Kies contactpersonen wanneer naam en functie nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. De beschikbaarheid van persoonsgebonden zakelijke gegevens verschilt per bedrijf.
Actualiteit en controle
Bedrijfsgegevens veranderen. Organisaties verhuizen, websites wijzigen en vestigingen sluiten. Een geleverd bestand is daarom een momentopname van de informatie die tijdens de datarun beschikbaar en controleerbaar is.
Waar mogelijk worden gegevens uit meerdere zakelijke bronnen vergeleken. Tegenstrijdige of ontbrekende informatie wordt niet als zekerheid gepresenteerd. Bij een bestaande lijst kan dataverrijking een betere route zijn dan een volledig nieuw bestand.
Gebruik van zakelijke adressen
De opdrachtgever bepaalt hoe het bestand wordt gebruikt. Dat betekent ook dat de opdrachtgever zelf moet beoordelen welke regels gelden voor de gekozen communicatiemethode.
Voor digitale direct marketing, telemarketing en het verwerken van persoonsgegevens gelden afzonderlijke regels. Raadpleeg bij twijfel de Autoriteit Persoonsgegevens, de ACM of een juridisch adviseur voordat een campagne start.