Waarom de indeling belangrijk is
Een bestand met meerdere gegevens in één cel is moeilijk te filteren en te importeren. Ook samengevoegde cellen, lege kopregels en wisselende schrijfwijzen veroorzaken fouten.
De standaardlevering gebruikt daarom een eenvoudige tabelstructuur. Iedere kolom heeft één betekenis en iedere regel vertegenwoordigt één bedrijf of vestiging, afhankelijk van de opdracht.
Veelgebruikte kolommen
Voor een bedrijvenlijst zijn bedrijfsnaam, straat, huisnummer, postcode, plaats, provincie, website, telefoon en algemeen e-mailadres gebruikelijk.
Een contactpersonenlijst kan daarnaast naam, functie, afdeling, zakelijk e-mailadres, telefoon, bron en onderzoeksstatus bevatten. Niet alle kolommen zijn voor ieder record gevuld.
Voorbereiden op CRM-import
Controleer vooraf welke velden je CRM verwacht. Sommige systemen gebruiken één adresveld, andere aparte velden. Ook landcodes, telefoonnummers en keuzelijsten kunnen een vast formaat vereisen.
Lever bij maatwerk een voorbeeldimport of kolomtemplate aan. Dan kan het resultaat directer aansluiten en hoeft na levering minder handmatig te worden aangepast.
Werken met statussen en eigen kolommen
Voeg na import velden toe voor eigenaar, belstatus, laatste contact, bezwaar en vervolgdatum. Houd brondata en salesnotities gescheiden.
Wanneer je een retourbestand van een belteam verwacht, spreek vooraf af welke kolommen zij mogen aanpassen en welke oorspronkelijke gegevens intact moeten blijven.
CSV als alternatief
CSV is geschikt voor systemen die geen Excel-bestand nodig hebben. Het formaat bevat minder opmaak en vraagt een duidelijke afspraak over scheidingsteken, tekencodering en datumvelden.
Voor reguliere aanvragen is Excel standaard. CSV of een dubbele levering kan bij maatwerk worden opgegeven.