Eerst bepalen wat “actueel” betekent
Niet ieder veld verandert even snel. Een adres of handelsnaam is formeel van aard; een website, telefoonnummer of functie kan sneller wijzigen.
Maak per veld duidelijk of het alleen moet worden aangevuld, ook moet worden gecontroleerd of volledig mag worden vervangen. Zo blijft de historie bruikbaar en voorkom je dat een correcte interne waarde onnodig verdwijnt.
Matching van bestaande klanten
Betrouwbare matching gebruikt meerdere kenmerken, bijvoorbeeld bedrijfsnaam, website, postcode, adres of KVK-nummer. Alleen op naam matchen kan misgaan bij gelijknamige organisaties of handelsnamen.
Records die niet met voldoende zekerheid kunnen worden gekoppeld, moeten apart worden gemarkeerd voor controle in plaats van automatisch te worden samengevoegd.
Contactpersonen controleren
Medewerkers veranderen van functie of werkgever. Een oude naam kan worden gecontroleerd op de officiële website en andere openbare zakelijke bronnen.
Wanneer de persoon niet meer past, kan worden gezocht naar een nieuwe functiehouder. De opdracht moet bepalen of de oude persoon behouden blijft, wordt gemarkeerd of wordt vervangen.
Gebruik het resultaat voor databeheer
Een eenmalige verrijking lost structureel databeheer niet op. Leg na oplevering vast welke velden verplicht zijn, wie wijzigingen verwerkt en hoe afmeldingen worden geregistreerd.
Een datum van laatste controle helpt om later te bepalen welke records opnieuw aandacht nodig hebben.
Privacy en bewaartermijnen
Controleer of alle records nog nodig zijn voor het oorspronkelijke doel. Verrijk geen gegevens die je niet rechtmatig hoeft te bewaren.
De afnemer blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen klant- en prospectdata en bepaalt grondslag, bewaartermijn, toegangsrechten en verwijdering.